Política de Retenção de Dados

Todo prazo de retenção do Grupo OTB observa os princípios do art. 6º da LGPD, em especial finalidade, adequação, necessidade, transparência e qualidade. Mantemos dados pessoais apenas pelo tempo necessário ao cumprimento da finalidade informada, respeitadas obrigações legais e regulatórias e eventual necessidade para exercício regular de direitos.

Cada dado pessoal percorre estágios bem definidos, da coleta ao descarte. O ciclo abaixo garante que nenhum dado seja mantido indefinidamente sem fundamento jurídico e que existam controles e registros em todas as transições.

Os prazos desta política derivam da combinação entre obrigações legais expressas, duração do contrato, prazos prescricionais para defesa em juízo e legítimo interesse devidamente documentado (LIA). Quando há sobreposição, prevalece o prazo mais protetivo ao titular ou o exigido por lei.

A matriz abaixo é a fonte oficial de prazos de retenção do Grupo OTB. Use o filtro por base legal e a busca para localizar rapidamente uma categoria. A matriz é revisada semestralmente pelo Comitê de Privacidade e atualizada sempre que houver mudança regulatória relevante.

Backups existem para continuidade de negócio e recuperação de desastres, não para uso operacional. Por isso, dados eliminados em produção podem permanecer temporariamente em snapshots criptografados até a sobrescrita pelo ciclo de rotação.

Dados pessoais tratados pelo Grupo OTB não são usados para treinar modelos de inteligência artificial de terceiros sem base legal específica e contrato adequado. Prompts e outputs associados a interações dos titulares seguem prazos próprios de retenção operacional, descritos na Política de IA Responsável.

Quando suboperadores localizados fora do Brasil tratam dados pessoais sob nossa responsabilidade, os prazos desta política aplicam-se integralmente, com cláusulas contratuais específicas para garantir que a eliminação e a anonimização ocorram no mesmo prazo e padrão técnico. Consulte a lista de subprocessadores e suas localidades.

O art. 16 da LGPD admite a manutenção de dados após o término do tratamento em hipóteses específicas. Nessas situações, documentamos o fundamento, restringimos o acesso e revisamos periodicamente a necessidade de manutenção.

Não tratamos eliminação, anonimização e bloqueio como sinônimos. Cada um tem definição própria na LGPD, hipóteses específicas de aplicação e consequências distintas para o titular.

A execução do descarte segue um processo formal com trilha de auditoria. Adotamos referências técnicas reconhecidas (NIST SP 800-88, em caráter conceitual) para sobrescrita de mídias e certificados de destruição para mídias físicas, quando aplicável.

O titular pode solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com base em consentimento (art. 18, VI LGPD) ou a eliminação após o término do tratamento (art. 16). Quando a base legal exigir retenção: por exemplo, obrigação fiscal, trabalhista ou exercício regular de direitos, informaremos a impossibilidade jurídica do descarte imediato e o prazo previsto para eliminação definitiva.

Para abrir o pedido, utilize o canal do Encarregado (DPO).

A matriz de retenção é mantida pelo Comitê de Privacidade, revisada no mínimo anualmente e atualizada em até 30 dias após mudança legal, regulatória ou contratual relevante. Todas as operações de tratamento estão registradas no RoPA (Registro das Operações de Tratamento), com responsável, base legal, finalidade e prazo. A execução do descarte gera evidência auditável vinculada ao RoPA.

Para exercer qualquer direito, esclarecer dúvidas sobre prazos ou solicitar revisão de retenção, fale com nosso Encarregado. Caso entenda que sua solicitação não foi atendida adequadamente, você também pode acionar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Encarregado (DPO) · LGPD art. 41

Encarregado de Dados do Grupo OTB

Responsável por receber comunicações da ANPD, atender titulares, orientar colaboradores e zelar pelas práticas de proteção de dados do Grupo OTB.

Falar com o DPOSaber mais

Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

Caso considere que sua solicitação não foi atendida adequadamente, você pode apresentar reclamação à ANPD, autoridade competente para fiscalizar a LGPD no Brasil.

Acessar canal da ANPD

Esta política deve ser lida em conjunto com os demais documentos do Programa de Privacidade do Grupo OTB.

Mantemos histórico de alterações relevantes desta política para garantir transparência e rastreabilidade.